Wir haben 2.700 Produkte sortiert und in Base einen Prozess zur Auftragsabwicklung eingerichtet
Wir haben geordnet 2.700 Produkte und wir haben den Bestellabwicklungsprozess in Base eingerichtet.
Ein Handelsunternehmen mit einem breiten Sortiment baute seinen Vertrieb auf Allegro, ERLI und Empik aus, doch der Produktkatalog und die Auftragsabwicklung konnten mit dem Umfang des Kontos nicht Schritt halten. Wir haben die Daten von 2.700 Produkten strukturiert und in Base einen Prozess implementiert, der derzeit 30 bis 70 Bestellungen pro Tag abwickelt.
Die Herausforderung
Der Kunde wandte sich mit dem Wunsch an uns, das Einstellen von Angeboten auf Allegro zu vereinfachen und den Katalog in Base zu ordnen. Das Konto verzeichnete zeitweise bis zu 100 Bestellungen pro Tag, doch die Arbeitsweise basierte weiterhin auf dem Wissen der Mitarbeiter, Telefonaten und dem manuellen Wechsel zwischen den einzelnen Arbeitsschritten. Es gab weder Bestellkarten aus Base noch einen konfigurierten Verpackungsassistenten.
Die Prüfung ergab, dass die Abfolge der Prozesse die Ursache des Problems war. Die Produkte wurden zunächst auf Allegro eingestellt und erst danach in Base übernommen. Infolgedessen fungierte der Katalog im Integrationssystem nicht als zentrale Datenquelle. Er enthielt inkonsistente Parameter, Inhalte, die ausschließlich für Allegro erstellt worden waren, sowie unvollständige Daten, die für die weitere Umsatzsteigerung erforderlich waren.
Die Lücken betrafen nicht einzelne Datensätze. Die Änderung umfasste 2.700 Produkte, darunter etwa 1.500 Artikel ohne EAN-Codes. Auch ließen sich nicht in allen Fällen der Hersteller und der Verantwortliche identifizieren. Dem Kunden fehlte die erforderliche Erfahrung, um den Katalog und den Bestellabwicklungsprozess neu zu gestalten, ohne den laufenden Verkauf zu unterbrechen.
Über den Kunden
Ein Handelsunternehmen mit einem breiten Sortiment, das mehrere wichtige Konsumgüterkategorien umfasst. Den größten Teil seines Umsatzes erzielt es auf Allegro, während ERLI und Empik als kleinere, ergänzende Vertriebskanäle genutzt werden.
Vor dem Projekt nutzte das Unternehmen Base, hatte jedoch den Katalog nicht von Anfang an in diesem System aufgebaut. Die Daten waren größtenteils das Ergebnis von Angeboten, die zuvor auf Allegro erstellt worden waren, was ihre Nutzung in anderen Kanälen und in operativen Prozessen erschwerte.
Was wir getan haben
Entscheidungen, die den Ausgang des Spiels entschieden haben.
Wir haben den „Base“-Katalog als Hauptdatenquelle umgestaltet
Wir haben die bisherige Arbeitsreihenfolge umgekehrt. Das neue Produkt soll zunächst im Base-Katalog vorbereitet und erst danach auf ausgewählten Plattformen veröffentlicht werden. Dadurch entstehen die Basisdaten nicht separat auf jedem Marktplatz und müssen später nicht im Integrationssystem nachgebildet werden.
Für 2.700 Produkte haben wir die Struktur der Titel vereinheitlicht und neue Beschreibungen hochgeladen. Es wurde eine universelle Beschreibung für Kanäle erstellt, die keine eigene, umfangreiche Präsentation zulassen, sowie separate Beschreibungen für Allegro. Die speziell für Allegro erstellten Inhalte verkürzen die Vorbereitungszeit für das Angebot, während die universelle Variante die Nutzung derselben Datenbank bei ERLI, Empik und weiteren Kanälen ermöglicht.
Wir haben etwa 1.500 fehlende EAN-Codes ergänzt. Die Hersteller und Verantwortlichen haben wir dem Katalog 75% zugeordnet. Die übrigen Daten haben wir nicht auf der Grundlage von Vermutungen ergänzt, da der Kunde keine Informationen hatte, anhand derer diese Unternehmen zuverlässig identifiziert werden konnten.
Wir haben die Inhalte und Preise entsprechend den Bedingungen der einzelnen Kanäle aufgeteilt
Ein einziger Katalog bedeutet nicht, dass das Angebot auf jeder Plattform identisch ist. Allegro, ERLI und Empik unterscheiden sich hinsichtlich der Möglichkeiten zur Produktpräsentation, der Provisionen, des Logistikmodells und des Absatzmarktes. Deshalb haben wir die gemeinsame Datenbank mit Elementen kombiniert, die speziell auf die einzelnen Marktplätze zugeschnitten sind.
Wir haben für jeden Kanal separate Preisgruppen eingerichtet. Diese Aufteilung ermöglicht es dem Kunden, die Preise zu kontrollieren, ohne unterschiedliche Kosten in einem einzigen Wert zu vermischen. Gleichzeitig wird kein automatischer Umrechnungsfaktor vorgegeben, wenn die Eingabedaten noch nicht strukturiert sind.
Wir haben einen Verpackungsprozess entwickelt, der auf Karten und Scannen basiert
Bislang hing die Auftragsabwicklung vom Gedächtnis der Mitarbeiter und von manuell überprüften Informationen ab, unter anderem per Telefon. Bei einem zeitweiligen Aufkommen von bis zu 100 Aufträgen pro Tag gab es in diesem Prozess keinen einheitlichen, wiederkehrenden Kontrollpunkt.
Wir haben einen neuen Bestellschein mit Produktfoto erstellt, um die Kommissionierung zu vereinfachen. Wir haben den Verpackungsassistenten in Base konfiguriert und die für die Etikettenerstellung erforderlichen automatischen Aktionen eingerichtet. Der vorgesehene Ablauf beginnt mit dem Ausdrucken der Lieferscheine, umfasst anschließend die Kommissionierung und Vorbereitung der Produkte, das Scannen des Lieferscheins der zu verpackenden Bestellung, die Auswahl der richtigen Verpackungsgröße sowie das Anbringen des automatisch gedruckten Etiketts.
Der Kunde hat die Lösung anhand realer Bestellungen getestet und konnte dabei eigene Anmerkungen einbringen. Nach der Einführung erhielt er Anweisungen sowohl zum neuen Katalogstandard als auch zur Verpackung. Der Prozess wird derzeit bei 30 bis 70 Bestellungen pro Tag angewendet.
Verlauf
Die wichtigsten Schritte.
- Schritt 1 Prüfung des Sortiments und der Auftragsabwicklung Wir haben die Abläufe bei der Produkterstellung, der Veröffentlichung von Angeboten und der Auftragsabwicklung analysiert. Dabei haben wir festgestellt, dass das Hauptproblem darin besteht, den Prozess auf Allegro statt im Base-Katalog zu starten.
- Phase 2 Entwurf eines gemeinsamen Datenstandards Wir haben die Struktur der Titel, die Variante der universellen Beschreibung, die plattformspezifischen Inhalte sowie den Umfang der für den Hauptkatalog benötigten Daten festgelegt.
- Phase 3 Neugestaltung des Katalogs mit 2700 Produkten Wir haben neue Titel und Beschreibungen hochgeladen, etwa 1.500 EAN-Codes ergänzt und die verfügbaren Angaben zu Herstellern und Verantwortlichen hinzugefügt.
- Phase 4 Trennung der Vertriebskanäle Wir haben maßgeschneiderte Inhalte sowie separate Preisgruppen für Allegro, ERLI und Empik erstellt, wobei wir die Unterschiede bei den Provisionen und der Logistik berücksichtigt haben.
- Schritt 5 Konfiguration von Verpackung und Etiketten Wir haben ein Bestellformular mit Foto erstellt, den Verpackungsassistenten konfiguriert und automatische Aktionen zur Erstellung von Etiketten eingerichtet.
- Schritt 6 Tests und Übergabe des Prozesses Der Kunde hat die Lösung anhand realer Bestellungen getestet, Feedback gegeben und Anweisungen zur Arbeit mit dem Katalog sowie zum Verpackungsprozess erhalten.
Der Umfang der Systematisierung, ohne dabei ungemessene Effekte zuzuschreiben.
| Impressum | Vor der Einführung | Nach der Umsetzung | Änderung |
|---|---|---|---|
| Produkte nach einem gemeinsamen Standard | Fehlen eines einheitlichen Katalogstandards | 2.700 Produkte | Neue Titel und Beschreibungen im gesamten Katalog |
| EAN-Codes | Bei etwa 1.500 Produkten fehlen die Codes | Codes in allen Produkten | Es wurden etwa 1.500 Codes ergänzt |
| Hersteller und Verantwortlicher | Unvollständige Daten | Im Katalog unter 75% ergänzt | Für die übrigen Rekorde fehlen noch die Quelldaten |
| Preisklassen | Keine Aufschlüsselung nach Kanälen | Eine eigene Gruppe für jeden Marktplatz | Die Preise können nach Kanalkosten gesteuert werden |
| Auftragsabwicklung | Ohne Bestellkarten und Verpackungsassistent | Karte mit Foto, Scannen und automatisches Etikett | Ein neues Verfahren, das bei 30 bis 70 Bestellungen pro Tag zum Einsatz kommt |
Wie wir das gemacht haben.
Wir haben damit begonnen, die Arbeitsabläufe neu zu ordnen. Base wurde zur Hauptdatenquelle, während die Marktplatz-Plattformen als Ort für die Veröffentlichung der vorbereiteten Angebote dienten. Wir haben die Titel und Beschreibungen von 2.700 Produkten vereinheitlicht, etwa 1.500 fehlende EAN-Codes ergänzt und die Inhalte sowie Preisgruppen nach Vertriebskanälen aufgeteilt. Fehlende Hersteller oder Ansprechpartner haben wir nicht auf der Grundlage von Annahmen ergänzt. Die Daten wurden dem 75%-Katalog hinzugefügt, also dort, wo sie bestätigt werden konnten. Anschließend haben wir die Bestellkarte mit Foto, den Verpackungsassistenten und die automatische Etikettengenerierung eingeführt. Die Preisumrechnung haben wir nicht automatisiert, da die Produkte von verschiedenen Lieferanten stammen und die Regeln eine zusätzliche Analyse erfordern. Der neue Prozess funktioniert bei 30–70 Bestellungen pro Tag, doch seine Auswirkungen auf die Arbeitszeit und die Fehlerquote müssen noch separat gemessen werden.
Wiederholbarkeit
Warum glauben wir, dass es kein Zufall war?.
Katalog vor der Angebotsabgabe
Ein Produkt, das zunächst im Integrationssystem erstellt wurde, kann in mehreren Kanälen veröffentlicht werden, ohne dass die Basisdaten aus dem fertigen Angebot neu generiert werden müssen. Eine gemeinsame Datenquelle verringert Inkonsistenzen und erleichtert spätere Änderungen.
Gemeinsame Daten, unterschiedliche Bedingungen für die Kanäle
Die Basisbeschreibung kann zwar einheitlich sein, doch Inhalte, Provisionen und Logistik unterscheiden sich von Plattform zu Plattform. Dank spezifischer Beschreibungen und Preisgruppen lässt sich ein einziger Katalog beibehalten, ohne so tun zu müssen, als würden alle Marktplätze gleich funktionieren.
Verpackung mit Kontrollstelle
Bestellformular, Scannen, Auswahl der Größe und automatische Etikettenerstellung bilden einen wiederkehrenden Ablauf. Der Mechanismus begrenzt die Anzahl der aus dem Speicher ausgeführten Schritte, unabhängig von der Produktkategorie.
Was dieser Fall nicht belegt: Die Einführung reduziert die Anzahl der manuellen Arbeitsschritte, allerdings wurden bislang weder die Verpackungszeit noch die Fehlerquote gemessen. Case bestätigt weder konkrete Zeitersparnisse noch einen Rückgang der Fehlerquote noch Auswirkungen der Änderungen auf den Umsatz.
Halten Ihre Prozesse mit dem Umfang Ihres Kontos Schritt?
Wir werden den Katalog, die Art und Weise der Veröffentlichung von Angeboten sowie die Abwicklung von Bestellungen prüfen. Wir werden aufzeigen, welche Aspekte vor einer weiteren Ausweitung des Vertriebs optimiert werden müssen.
Lassen Sie uns über Prozesse sprechen
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