Uporządkowaliśmy 2700 produktów i zbudowaliśmy proces obsługi zamówień w Base
Uporządkowaliśmy 2700 produktów i zbudowaliśmy proces obsługi zamówień w Base.
Firma handlowa z szerokim asortymentem rozwijała sprzedaż na Allegro, ERLI i Empiku, ale katalog oraz obsługa zamówień nie nadążały za skalą konta. Uporządkowaliśmy dane 2700 produktów i wdrożyliśmy w Base proces obsługujący obecnie 30-70 zamówień dziennie.
Wyzwanie
Klient zgłosił się z potrzebą uproszczenia dodawania ofert na Allegro i uporządkowania katalogu w Base. Konto obsługiwało okresowo do 100 zamówień dziennie, ale sposób pracy nadal opierał się na wiedzy pracowników, telefonie i ręcznym przechodzeniu między kolejnymi czynnościami. Nie było kart zamówień z Base ani skonfigurowanego Asystenta Pakowania.
Audyt pokazał, że źródłem problemu była kolejność procesów. Produkty najpierw trafiały na Allegro, a dopiero później były pobierane do Base. W efekcie katalog w systemie integracyjnym nie pełnił funkcji głównego źródła danych. Zawierał niespójne parametry, treści przygotowane wyłącznie pod Allegro i niepełne dane wymagane do dalszego rozwoju sprzedaży.
Braki nie dotyczyły pojedynczych rekordów. Zmiana objęła 2700 produktów, w tym około 1500 pozycji bez kodów EAN. Nie wszędzie dało się też zidentyfikować producenta i osobę odpowiedzialną. Klient nie miał doświadczenia potrzebnego do przeprojektowania katalogu i procesu realizacji zamówień bez zatrzymywania bieżącej sprzedaży.
O kliencie
Firma handlowa z szerokim asortymentem, obejmującym kilka głównych kategorii konsumenckich. Największą skalę sprzedaży prowadzi na Allegro, a ERLI i Empik wykorzystuje jako mniejsze kanały uzupełniające.
Przed projektem firma korzystała z Base, ale nie budowała katalogu od początku w tym systemie. Dane były w dużej mierze konsekwencją ofert utworzonych wcześniej na Allegro, co utrudniało wykorzystanie ich w kolejnych kanałach i w procesach operacyjnych.
Co zrobiliśmy
Decyzje, które przesądziły o wyniku.
Przebudowaliśmy katalog Base jako główne źródło danych
Odwróciliśmy dotychczasową kolejność pracy. Nowy produkt ma być najpierw przygotowany w katalogu Base, a dopiero później publikowany na wybranych platformach. Dzięki temu podstawowe dane nie powstają osobno na każdym marketplace i nie trzeba ich później odtwarzać w systemie integracyjnym.
Dla 2700 produktów ustandaryzowaliśmy strukturę tytułów i wgraliśmy nowe opisy. Powstał opis uniwersalny dla kanałów, które nie pozwalają zbudować własnej, rozbudowanej prezentacji, oraz osobne opisy dla Allegro. Dedykowana treść dla Allegro skraca przygotowanie oferty, a wariant uniwersalny pozwala wykorzystywać tę samą bazę danych w ERLI, Empiku i kolejnych kanałach.
Uzupełniliśmy około 1500 brakujących kodów EAN. Producentów i osoby odpowiedzialne przypisaliśmy do 75% katalogu. Pozostałych danych nie dopisywaliśmy na podstawie przypuszczeń, ponieważ klient nie miał informacji pozwalających wiarygodnie zidentyfikować te podmioty.
Rozdzieliliśmy treści i ceny według warunków każdego kanału
Jeden katalog nie oznacza identycznej oferty na każdej platformie. Allegro, ERLI i Empik różnią się możliwościami prezentacji produktu, prowizjami, modelem logistycznym i rynkiem sprzedaży. Dlatego wspólną bazę danych połączyliśmy z elementami dedykowanymi dla poszczególnych marketplace'ów.
Stworzyliśmy osobne grupy cenowe dla każdego kanału. Taki podział daje klientowi kontrolę nad ceną bez mieszania odmiennych kosztów w jednej wartości. Jednocześnie nie narzuca automatycznego przelicznika tam, gdzie dane wejściowe nie są jeszcze uporządkowane.
Zbudowaliśmy proces pakowania oparty na karcie i skanowaniu
Dotychczas kompletowanie zamówień zależało od pamięci pracownika i informacji sprawdzanych ręcznie, między innymi przy użyciu telefonu. Przy okresowej skali do 100 zamówień dziennie proces nie miał jednego, powtarzalnego punktu kontroli.
Przygotowaliśmy nową kartę zamówienia ze zdjęciem produktu, aby ułatwić kompletowanie. Skonfigurowaliśmy Asystenta Pakowania w Base i akcje automatyczne potrzebne do generowania etykiet. Docelowy przebieg zaczyna się od wydrukowania kart, następnie obejmuje kompletowanie i przygotowanie produktów, zeskanowanie karty pakowanego zamówienia, wybór właściwego gabarytu oraz naklejenie etykiety wydrukowanej automatycznie.
Klient przetestował rozwiązanie na rzeczywistych zamówieniach i mógł zgłosić własne uwagi. Po wdrożeniu otrzymał instrukcje dotyczące zarówno nowego standardu katalogu, jak i pakowania. Proces jest obecnie używany przy 30-70 zamówieniach dziennie.
Przebieg
Kluczowe etapy.
- Etap 1 Audyt katalogu i obsługi zamówień Przeanalizowaliśmy sposób tworzenia produktów, publikacji ofert i realizacji zamówień. Ustaliliśmy, że głównym problemem jest rozpoczęcie procesu na Allegro zamiast w katalogu Base.
- Etap 2 Projekt wspólnego standardu danych Określiliśmy strukturę tytułów, wariant opisu uniwersalnego, treści dedykowane dla platform oraz zakres danych potrzebnych w katalogu głównym.
- Etap 3 Przebudowa katalogu 2700 produktów Wgraliśmy nowe tytuły i opisy, uzupełniliśmy około 1500 kodów EAN oraz dodaliśmy dostępne dane producentów i osób odpowiedzialnych.
- Etap 4 Rozdzielenie kanałów sprzedaży Przygotowaliśmy dedykowane treści oraz osobne grupy cenowe dla Allegro, ERLI i Empiku, z uwzględnieniem różnic w prowizjach i logistyce.
- Etap 5 Konfiguracja pakowania i etykiet Stworzyliśmy kartę zamówienia ze zdjęciem, skonfigurowaliśmy Asystenta Pakowania i zbudowaliśmy akcje automatyczne odpowiedzialne za generowanie etykiet.
- Etap 6 Testy i przekazanie procesu Klient przetestował rozwiązanie na rzeczywistych zamówieniach, przekazał uwagi i otrzymał instrukcje do pracy z katalogiem oraz procesem pakowania.
Zakres uporządkowania, bez przypisywania niezmierzonych efektów.
| Metryka | Przed wdrożeniem | Po wdrożeniu | Zmiana |
|---|---|---|---|
| Produkty we wspólnym standardzie | Brak jednego standardu katalogu | 2700 produktów | Nowe tytuły i opisy w całym katalogu |
| Kody EAN | Brak kodów w około 1500 produktach | Kody we wszystkich produktach | Uzupełniono około 1500 kodów |
| Producent i osoba odpowiedzialna | Dane niepełne | Uzupełnione w 75% katalogu | Pozostałe rekordy czekają na dane źródłowe |
| Grupy cenowe | Brak rozdzielenia według kanałów | Osobna grupa dla każdego marketplace'u | Ceny można kontrolować według kosztów kanału |
| Realizacja zamówienia | Bez kart zamówień i Asystenta Pakowania | Karta ze zdjęciem, skanowanie i automatyczna etykieta | Nowy proces używany przy 30-70 zamówieniach dziennie |
Jak to zrobiliśmy.
Zaczęliśmy od zmiany kolejności pracy. Base stał się głównym źródłem danych, a platformy marketplace miejscem publikacji przygotowanych ofert. Ujednoliciliśmy tytuły i opisy 2700 produktów, uzupełniliśmy około 1500 brakujących kodów EAN oraz rozdzieliliśmy treści i grupy cenowe według kanałów. Nie uzupełnialiśmy brakujących producentów ani osób odpowiedzialnych na podstawie założeń. Dane zostały dodane do 75% katalogu, czyli tam, gdzie można je było potwierdzić. Następnie wdrożyliśmy kartę zamówienia ze zdjęciem, Asystenta Pakowania i automatyczne generowanie etykiet. Nie automatyzowaliśmy przeliczania cen, ponieważ produkty pochodzą od różnych dostawców, a reguły wymagają dodatkowej analizy. Nowy proces działa przy 30-70 zamówieniach dziennie, ale jego wpływ na czas pracy i liczbę pomyłek wymaga jeszcze osobnego pomiaru.
Powtarzalność
Dlaczego uważamy, że to nie był przypadek.
Katalog przed ofertą
Produkt przygotowany najpierw w systemie integracyjnym może być publikowany w kilku kanałach bez odtwarzania podstawowych danych z gotowej oferty. Wspólne źródło ogranicza niespójności i ułatwia późniejsze zmiany.
Wspólne dane, osobne warunki kanałów
Opis bazowy może być wspólny, ale treści, prowizje i logistyka różnią się między platformami. Dedykowane opisy i grupy cenowe pozwalają zachować jeden katalog bez udawania, że każdy marketplace działa tak samo.
Pakowanie z punktem kontroli
Karta zamówienia, skanowanie, wybór gabarytu i automatyczne generowanie etykiety tworzą powtarzalną sekwencję. Mechanizm ogranicza liczbę czynności wykonywanych z pamięci, niezależnie od kategorii produktu.
Czego ten case nie dowodzi: Wdrożenie ogranicza liczbę ręcznych czynności, ale nie wykonano jeszcze pomiaru czasu pakowania ani liczby pomyłek. Case nie potwierdza konkretnej oszczędności czasu, spadku błędów ani wpływu zmian na sprzedaż.
Czy procesy nadążają za skalą Twojego konta?
Sprawdzimy katalog, sposób publikacji ofert i realizację zamówień. Wskażemy, które elementy wymagają uporządkowania przed dalszym rozwojem sprzedaży.
Porozmawiajmy o procesach
Polish 
English 
German 
Czech 
Hungarian 
Slovak 