Uspořádali jsme 2 700 produktů a v Base jsme vytvořili proces zpracování objednávek
Uspořádali jsme 2 700 produktů a v Base jsme vybudovali proces zpracování objednávek.
Obchodní společnost s širokým sortimentem rozšiřovala prodej na platformách Allegro, ERLI a Empik, ale katalog a zpracování objednávek nestačily držet krok s rozsahem činnosti. Uspořádali jsme data 2 700 produktů a v systému Base jsme zavedli proces, který v současné době zpracovává 30–70 objednávek denně.
Výzva
Zákazník se na nás obrátil s požadavkem na zjednodušení přidávání nabídek na Allegro a uspořádání katalogu v systému Base. Účet pravidelně zpracovával až 100 objednávek denně, ale způsob práce se stále opíral o znalosti zaměstnanců, telefon a ruční přecházení mezi jednotlivými kroky. Neexistovaly žádné karty objednávek v systému Base ani nakonfigurovaný Asistent balení.
Audit ukázal, že příčinou problému bylo pořadí procesů. Produkty se nejprve dostávaly na Allegro a teprve poté byly načteny do systému Base. V důsledku toho katalog v integračním systému neplnil funkci hlavního zdroje dat. Obsahoval nekonzistentní parametry, obsah připravený výhradně pro Allegro a neúplné údaje potřebné pro další rozvoj prodeje.
Nedostatky se netýkaly jednotlivých záznamů. Změna se týkala 2 700 produktů, z toho přibližně 1 500 položek bez kódů EAN. Ne ve všech případech bylo možné identifikovat výrobce a odpovědnou osobu. Zákazník neměl zkušenosti potřebné k přepracování katalogu a procesu vyřizování objednávek, aniž by došlo k přerušení běžného prodeje.
O zákazníkovi
Obchodní společnost s širokým sortimentem, který zahrnuje několik hlavních kategorií spotřebního zboží. Největší objem prodeje realizuje na platformě Allegro, zatímco ERLI a Empik využívá jako menší doplňkové prodejní kanály.
Před zahájením projektu společnost využívala systém Base, ale katalog v něm nevytvářela od samého začátku. Údaje do značné míry vycházely z nabídek vytvořených dříve na Allegro, což ztěžovalo jejich využití v dalších kanálech a v provozních procesech.
Co jsme udělali
Rozhodnutí, která rozhodla o výsledku.
Přepracovali jsme katalog Base jako hlavní zdroj dat
Změnili jsme dosavadní postup práce. Nový produkt má být nejprve připraven v katalogu Base a teprve poté zveřejněn na vybraných platformách. Díky tomu se základní údaje nevytvářejí zvlášť na každém tržišti a není nutné je později znovu generovat v integračním systému.
U 2 700 produktů jsme sjednotili strukturu názvů a nahráli nové popisy. Vytvořili jsme univerzální popis pro kanály, které neumožňují sestavit vlastní, rozsáhlou prezentaci, a samostatné popisy pro Allegro. Obsah určený speciálně pro Allegro zkracuje dobu přípravy nabídky, zatímco univerzální varianta umožňuje využívat stejnou databázi v ERLI, Empiku a dalších kanálech.
Doplnili jsme přibližně 1 500 chybějících kódů EAN. Výrobce a odpovědné osoby jsme přiřadili ke katalogu 75%. Zbývající údaje jsme nedoplňovali na základě domněnek, protože zákazník neměl k dispozici informace, které by umožňovaly spolehlivě identifikovat tyto subjekty.
Rozdělili jsme obsah a ceny podle podmínek jednotlivých kanálů
Jeden katalog neznamená, že nabídka bude na všech platformách stejná. Allegro, ERLI a Empik se liší možnostmi prezentace produktů, provizemi, logistickým modelem i prodejním trhem. Proto jsme společnou databázi propojili s prvky určenými pro jednotlivé tržiště.
Pro každý kanál jsme vytvořili samostatné cenové skupiny. Takové rozdělení umožňuje zákazníkovi mít kontrolu nad cenou, aniž by se v jedné hodnotě mísily různé náklady. Zároveň nevynucuje použití automatického přepočítávacího koeficientu v případech, kdy vstupní data ještě nejsou uspořádána.
Vytvořili jsme balicí proces založený na kartách a skenování
Dosud záviselo kompletování objednávek na paměti zaměstnance a na informacích ověřovaných ručně, mimo jiné pomocí telefonu. Při periodickém objemu až 100 objednávek denně neměl tento proces žádný jednotný a opakovatelný kontrolní bod.
Připravili jsme nový objednávkový list s fotografií produktu, abychom usnadnili kompletaci. Nastavili jsme v systému Base „Asistenta balení“ a automatické akce potřebné pro generování štítků. Cílový postup začíná tiskem karet, následně zahrnuje kompletaci a přípravu produktů, naskenování karty balené objednávky, výběr správné velikosti balíku a nalepení automaticky vytištěné etikety.
Zákazník otestoval řešení na skutečných objednávkách a mohl vznést své připomínky. Po zavedení obdržel pokyny týkající se jak nového standardu katalogu, tak i balení. Tento proces se v současné době používá u 30–70 objednávek denně.
Průběh
Klíčové etapy.
- Fáze 1 Audit katalogu a zpracování objednávek Analyzovali jsme způsob vytváření produktů, zveřejňování nabídek a vyřizování objednávek. Zjistili jsme, že hlavním problémem je zahájení procesu na Allegro namísto v katalogu Base.
- Fáze 2 Návrh společného datového standardu Stanovili jsme strukturu titulů, variantu univerzálního popisu, obsah určený pro jednotlivé platformy a rozsah údajů potřebných v hlavním katalogu.
- 3. etapa Přepracování katalogu 2700 produktů Nahráli jsme nové názvy a popisy, doplnili jsme přibližně 1 500 kódů EAN a přidali jsme dostupné údaje o výrobcích a odpovědných osobách.
- 4. etapa Oddělení prodejních kanálů Pro Allegro, ERLI a Empik jsme připravili speciální obsah a samostatné cenové skupiny, přičemž jsme zohlednili rozdíly v provizích a logistice.
- 5. etapa Nastavení balení a etiket Vytvořili jsme objednávkový formulář s fotografií, nakonfigurovali jsme Balicího asistenta a nastavili jsme automatické akce pro generování štítků.
- 6. etapa Testování a předání procesu Zákazník otestoval řešení na skutečných objednávkách, předal připomínky a obdržel pokyny k práci s katalogem a k procesu balení.
Rozsah uspořádání, bez přisuzování neměřitelných účinků.
| Údaje o autorovi | Před zavedením | Po zavedení | Změna |
|---|---|---|---|
| Výrobky podle společné normy | Chybí jednotný standard katalogu | 2 700 produktů | Nové názvy a popisy v celém katalogu |
| Kódy EAN | Chybějící kódy u přibližně 1 500 produktů | Kódy ve všech produktech | Bylo doplněno přibližně 1 500 kódů |
| Výrobce a odpovědná osoba | Údaje jsou neúplné | Doplněno v katalogu 75% | Ostatní rekordy čekají na zdrojová data |
| Cenové skupiny | Chybí rozdělení podle kanálů | Samostatná skupina pro každý tržiště | Ceny lze řídit podle nákladů na jednotlivé kanály |
| Vyřízení objednávky | Bez objednávkových lístků a balicího asistenta | Karta s fotografií, skenování a automatický štítek | Nový proces používaný při 30–70 objednávkách denně |
Jak jsme to udělali.
Začali jsme změnou pořadí prací. Base se stal hlavním zdrojem dat a tržištní platformy místem pro zveřejňování připravených nabídek. Sjednotili jsme názvy a popisy 2 700 produktů, doplnili jsme přibližně 1 500 chybějících kódů EAN a rozdělili jsme obsah a cenové skupiny podle prodejních kanálů. Chybějící výrobce ani odpovědné osoby jsme na základě předpokladů nedoplňovali. Údaje byly přidány do katalogu 75%, tedy tam, kde je bylo možné ověřit. Následně jsme zavedli objednávkový list s fotografií, Asistenta balení a automatické generování štítků. Neprováděli jsme automatizaci přepočtu cen, protože produkty pocházejí od různých dodavatelů a pravidla vyžadují dodatečnou analýzu. Nový proces funguje při 30–70 objednávkách denně, ale jeho vliv na pracovní dobu a počet chyb ještě vyžaduje samostatné měření.
Opakovatelnost
Proč si myslíme, že to nebyla náhoda.
Katalog před nabídkou
Produkt, který byl nejprve připraven v integračním systému, lze publikovat na několika kanálech, aniž by bylo nutné znovu načítat základní údaje z hotové nabídky. Společný zdroj omezuje nesrovnalosti a usnadňuje pozdější změny.
Společné údaje, odlišné podmínky kanálů
Základní popis může být společný, ale obsah, provize a logistika se mezi jednotlivými platformami liší. Díky specifickým popisům a cenovým skupinám lze zachovat jeden katalog, aniž by se předstíralo, že všechny tržiště fungují stejně.
Balení s kontrolním bodem
Objednávkový formulář, skenování, výběr rozměrů a automatické generování štítku tvoří opakující se postup. Tento mechanismus omezuje počet operací prováděných z paměti, a to bez ohledu na kategorii produktu.
Co tento případ nedokazuje: Zavedení tohoto řešení omezuje počet ručních úkonů, dosud však nebylo provedeno měření doby balení ani počtu chyb. Case nepotvrzuje konkrétní úsporu času, snížení počtu chyb ani vliv těchto změn na prodej.
Drží vaše procesy krok s rozsahem vašeho účtu?
Prověříme katalog, způsob zveřejňování nabídek a vyřizování objednávek. Ukážeme, které prvky je třeba uvést do pořádku před dalším rozvojem prodeje.
Pojďme si promluvit o procesech
Polish 
English 
German 
Czech 
Hungarian 
Slovak 