Wir haben die Bearbeitungszeit für Bestellungen von 15 Minuten auf 1 Minute verkürzt.
Wir haben die Bearbeitungszeit für Bestellungen verkürzt von 15 Minuten auf 1 Minute.
Der Möbelhändler bearbeitete monatlich über 800 Bestellungen manuell und leitete diese an mehr als ein Dutzend Lieferanten weiter. Innerhalb von drei Wochen haben wir Base eingeführt, die Vertriebskanäle, die Buchhaltung und den Spedition für Sperrgut miteinander verknüpft und die Bearbeitungszeit pro Bestellung von 15 Minuten auf 1 Minute verkürzt.
Die Herausforderung
Der Kunde bearbeitete monatlich über 800 Bestellungen manuell. Jede Bestellung erforderte die Überprüfung der Daten, die Vorbereitung der Unterlagen und die Weiterleitung des Auftrags an den entsprechenden Lieferanten. Bei maßgefertigten Möbeln bedeutete dies einen separaten Kontakt mit einem von mehreren Lieferanten.
Hinzu kam die manuelle Beauftragung von Transporten bei einem Spediteur, der Sperrguttransporte abwickelte. Der steigende Umsatz führte nicht nur zu einer höheren Anzahl von Bestellungen. Er führte auch zu einer Zunahme wiederkehrender Vorgänge, die das Team ohne ein gemeinsames System erledigen musste.
Das eigentliche Problem war nicht das Fehlen eines weiteren Vertriebskanals, sondern ein Prozess, der für einen größeren Umfang noch nicht ausgereift war. Ohne Automatisierung hätte der Kunde zusätzliches Personal für die Abwicklung einstellen müssen. Gleichzeitig wollte er das Unternehmen auf den Einstieg in neue Plattformen vorbereiten, ohne das bisherige Chaos dorthin zu übertragen.
Über den Kunden
Ein Möbelhändler, der einen eigenen Online-Shop betreibt und über die Plattform Black Red White verkauft. Der Katalog umfasste etwa 3.000 Produkte, und die Auftragsabwicklung erforderte die Zusammenarbeit mit mehr als einem Dutzend Lieferanten.
Die Möbel wurden auf Bestellung gefertigt und als Sperrgut versandt. Daher umfasste der Prozess nicht nur den Verkauf, sondern auch die Weitergabe der entsprechenden Spezifikationen an den Lieferanten sowie die Beauftragung eines geeigneten Transports.
Was wir getan haben
Entscheidungen, die den Ausgang des Spiels entschieden haben.
Wir haben Bestellungen, Dokumente und Bestände in Base zusammengeführt
Wir haben den eigenen Online-Shop des Kunden sowie die Plattform „Black Red White“ an Base angebunden. Bestellungen aus beiden Kanälen werden nun in ein einziges OMS-System, also ein System zur Verwaltung der Auftragsabwicklung, geleitet.
Im Rahmen desselben Prozesses haben wir die automatische Rechnungsstellung, die Aktualisierung der Lagerbestände sowie die Synchronisierung der Frachtbriefnummern eingeführt. Dadurch musste der Mitarbeiter dieselben Informationen nicht mehr zwischen mehreren Orten hin- und herübertragen und jede Änderung manuell nachverfolgen.
Wir haben einen gemeinsamen Katalog mit rund 3.000 Produkten erstellt
Vor der Einführung der Automatisierung benötigten wir eine übersichtliche Produktdatenbank. Wir haben in Base einen Katalog mit rund 3.000 Artikeln erstellt, damit Bestellungen aus verschiedenen Kanälen den richtigen Produkten und Lagerbeständen zugeordnet werden können.
Dieser Schritt war auch im Hinblick auf eine zukünftige Expansion notwendig. Die neue Plattform kann an die bereits vorbereitete Datenbank angebunden werden, anstatt einen weiteren separaten Katalog und einen neuen Bedienungsweg zu schaffen.
Wir haben die Bestellung beim Lieferanten auf einen einzigen Knopfdruck reduziert
Wir haben Schaltflächen eingerichtet, die bestimmte Aktionen für Bestellungen auslösen. Nach Auswahl der entsprechenden Aktion erstellt Base eine E-Mail mit Produktinformationen und den für die Abwicklung erforderlichen Angaben, die ein Mitarbeiter dann an den jeweiligen Lieferanten versendet.
Dadurch wurde das manuelle Übertragen von Daten eingeschränkt und eine Fehlerquelle beseitigt, aufgrund derer Bestellungen zuvor an die falschen Lieferanten gingen. Nach der Einführung sank die Zahl solcher Fehler auf null.
Wir haben den Transport von übergroßen Gütern in denselben Prozess integriert
Wir haben Base mit einem Kurierdienst integriert, der Sperrguttransporte abwickelt. Direkt im System kann man eine Sendung erstellen und deren Abholung beauftragen. Die Sendungsverfolgungsnummer wird automatisch in die Bestellung übernommen, sodass sie nicht manuell eingegeben werden muss.
Die Integration aktualisiert außerdem den Status nach dem Versand und nach der Zustellung der Bestellung. Die Informationen zur Auftragsabwicklung bleiben mit der Bestellung verknüpft und sind an derselben Stelle abrufbar wie die Verkaufsdaten, die Dokumente und der Auftrag an den Lieferanten.
Verlauf
Die wichtigsten Schritte.
- August 2026 · Phase 1 Inbetriebnahme von Base Konfiguration des OMS-Systems und Vorbereitung der Umgebung für die Bearbeitung von Kundenaufträgen.
- August 2026 · Phase 2 Integration der Buchhaltung Verknüpfung des Bestellvorgangs mit der automatischen Rechnungsstellung.
- August 2026 · Etappe 3 Aufbau des Produktkatalogs Erstellung eines gemeinsamen Katalogs mit rund 3.000 Produkten in Base.
- August 2026 · Etappe 4 Integration von Vertriebskanälen Anbindung des eigenen Online-Shops an die Plattform „Black Red White“ sowie Einrichtung des automatischen Abrufs von Bestellungen und der Bestandsaktualisierung.
- August 2026 · Etappe 5 Integration des Transportunternehmens Einrichtung der Erstellung von Sperrgut-Sendungen, der Beauftragung von Abholungen, der Synchronisierung von Sendungsverfolgungsnummern und der Statusänderungen.
- August 2026 · Etappe 6 Prüfungen und Schulungen Überprüfung des Prozesses anhand realer Aufträge sowie Schulung des Kundenteams in der Nutzung der bereitgestellten Lösung. Die gesamte Implementierung wurde innerhalb von drei Wochen abgeschlossen.
Der Prozess vor und nach der Einführung von Base.
| Impressum | Vor der Einführung | Nach der Umsetzung | Änderung |
|---|---|---|---|
| Durchschnittliche Bearbeitungszeit einer Bestellung | 15 Minuten | 1 Minute | 14 Minuten kürzer |
| Fehler bei der Weiterleitung von Bestellungen an Lieferanten | traten auf | 0 | beseitigt |
| Bearbeitung von über 800 Bestellungen pro Monat | manuell | unterstützt durch die Automatisierung in Base | ohne mindestens eine zusätzliche Stelle |
| Betriebsdaten | verteilt auf verschiedene manuelle Tätigkeiten | Bestellungen, Rechnungen, Bestände und Sendungsnummern in einem einzigen Prozess | ein OMS-System |
Wie wir das gemacht haben.
Wir haben nicht damit begonnen, nacheinander neue Plattformen in Betrieb zu nehmen. Zunächst haben wir die Bestellungen aus dem Online-Shop und von Black Red White sowie Rechnungen, Lagerbestände und Sendungsnummern in Base übertragen. Anschließend haben wir einen Katalog mit rund 3.000 Produkten aufgebaut, die Auftragsübermittlung an die Lieferanten optimiert und den Transport von Sperrgut integriert. Dadurch verkürzte sich die Bearbeitungszeit pro Bestellung von 15 Minuten auf 1 Minute, die Fehlerquote bei der Weiterleitung von Bestellungen an Lieferanten sank auf null, und der Kunde konnte die Einstellung von mindestens einer zusätzlichen Mitarbeiterin vermeiden.
Wiederholbarkeit
Warum glauben wir, dass es kein Zufall war?.
Ein einziger Ort für die gesamte Bestellung
Die Zentralisierung von Bestellungen, Rechnungen, Lagerbeständen und Sendungsnummern reduziert den manuellen Datentransfer. Dieser Mechanismus kann überall dort eingesetzt werden, wo der Vertrieb über mehr als einen Kanal erfolgt.
Wiederholbare Aktion statt manuellem Abschreiben
Die Schaltfläche, die einen vollständigen Auftrag an den zuständigen Lieferanten generiert, verkürzt den Arbeitsaufwand und vermeidet einen Teil der Fehler. Die Automatisierung lässt sich schrittweise ausbauen: von einer vom Mitarbeiter ausgelösten Aktion bis hin zu einem Prozess, der ohne dessen Mitwirkung abläuft.
Zuerst der Prozess, dann weitere Kanäle
Die neue Plattform steigert zwar die Anzahl der Bestellungen, verbessert aber nicht deren Abwicklung. Eine Optimierung des Prozesses vor der Expansion ermöglicht es, den Umfang zu vergrößern, ohne dass der manuelle Arbeitsaufwand proportional zunimmt.
Was dieser Fall nicht belegt: Dieser Fall beweist nicht, dass die bloße Einführung von Base automatisch operative Probleme löst. Das Ergebnis hing von der Prozessgestaltung, der Erstellung des Produktkatalogs, den richtigen Integrationen, den Tests und der Schulung des Teams ab.
Schränkt die manuelle Auftragsabwicklung den Umsatz ein?
Wir werden den Prozess analysieren und eine Base-Implementierung entwerfen, die Vertriebskanäle, Buchhaltung, Lieferanten und Spediteure miteinander verbindet. Wir beginnen an den Stellen, an denen das Team am meisten Zeit verliert.
Lassen Sie uns über die Einführung von Base sprechen
Polish 
English 
German 
Czech 
Hungarian 
Slovak 