Zkrátili jsme dobu vyřízení objednávky z 15 minut na 1 minutu.
Zkrátili jsme dobu vyřízení objednávky z 15 minut na 1 minutu.
Prodejce nábytku ručně zpracovával více než 800 objednávek měsíčně a předával je několika dodavatelům. Během tří týdnů jsme zavedli systém Base, propojili prodejní kanály, účetnictví a přepravu nadrozměrných zásilek a zkrátili dobu zpracování objednávky z 15 minut na 1 minutu.
Výzva
Zákazník ručně zpracovával více než 800 objednávek měsíčně. Každá objednávka vyžadovala kontrolu údajů, přípravu dokumentů a předání zakázky příslušnému dodavateli. V případě nábytku vyráběného na zakázku to znamenalo samostatný kontakt s jedním z několika dodavatelů.
K tomu se přidávalo ruční objednávání přepravy u dopravce specializujícího se na nadrozměrné zásilky. Rostoucí prodej nezvyšoval pouze počet objednávek. Zvyšoval také počet opakujících se úkonů, které tým musel provádět bez společného systému.
Skutečným problémem nebyl nedostatek dalšího prodejního kanálu, ale proces, který nebyl připraven na větší rozsah. Bez automatizace by klient musel najímat další zaměstnance na obsluhu. Zároveň chtěl připravit firmu na vstup na nové platformy, aniž by na ně přenesl dosavadní chaos.
O zákazníkovi
Prodejce nábytku provozující vlastní internetový obchod a prodej prostřednictvím platformy Black Red White. Katalog obsahoval přibližně 3 000 produktů a vyřizování objednávek vyžadovalo spolupráci s více než desítkou dodavatelů.
Nábytek se vyráběl na zakázku a zasílal se jako nadrozměrná zásilka. Proces proto zahrnoval nejen prodej, ale také předání příslušné specifikace dodavateli a zajištění odpovídající přepravy.
Co jsme udělali
Rozhodnutí, která rozhodla o výsledku.
V Base jsme propojili objednávky, dokumenty a skladové zásoby
K platformě Base jsme připojili vlastní internetový obchod zákazníka i platformu Black Red White. Objednávky z obou kanálů začaly přicházet do jediného systému OMS, tedy systému pro řízení vyřizování objednávek.
V rámci stejného procesu jsme zavedli automatické vystavování faktur, aktualizaci skladových zásob a synchronizaci čísel přepravních listů. Díky tomu již zaměstnanci nemuseli přenášet stejné informace mezi několika místy a ručně sledovat každou změnu.
Vytvořili jsme společný katalog obsahující přibližně 3 000 produktů
Před spuštěním automatizace jsme potřebovali přehlednou databázi produktů. V systému Base jsme vytvořili katalog obsahující přibližně 3 000 položek, aby se objednávky z různých kanálů vztahovaly ke správným produktům a skladovým zásobám.
Tento krok byl nezbytný také s ohledem na budoucí expanzi. Novou platformu lze připojit k již připravené databázi, místo aby se vytvářel další samostatný katalog a nový způsob obsluhy.
Zjednodušili jsme zadávání objednávek dodavateli na jedno stisknutí tlačítka
Vytvořili jsme tlačítka, která spouštějí akce související s objednávkami. Po výběru příslušné akce systém Base připraví e-mail s informacemi o produktu a podrobnostmi potřebnými k realizaci objednávky a zaměstnanec jej odešle příslušnému dodavateli.
Tím se omezilo ruční přepisování údajů a odstranil se zdroj chyb, kvůli kterým se objednávky dříve dostávaly k nesprávným dodavatelům. Po zavedení tohoto opatření klesl počet takových chyb na nulu.
Začlenili jsme přepravu nadrozměrných nákladů do stejného procesu
Propojili jsme systém Base s kurýrní společností, která zajišťuje přepravu nadrozměrných zásilek. Přímo v systému lze vytvořit zásilku a zadat její vyzvednutí. Sledovací číslo se automaticky přenese do objednávky, takže není nutné jej zadávat ručně.
Integrace také aktualizuje stav po odeslání a po doručení objednávky. Informace o vyřízení zůstávají u objednávky a jsou k dispozici na stejném místě jako prodejní údaje, dokumenty a zadání pro dodavatele.
Průběh
Klíčové etapy.
- Srpen 2026 · 1. etapa Spuštění Base Konfigurace systému OMS a příprava prostředí pro zpracování objednávek zákazníků.
- Srpen 2026 · 2. etapa Integrace účetnictví Propojení procesu objednávky s automatickým vystavováním faktur.
- Srpen 2026 · 3. etapa Vytvoření katalogu produktů Vytvoření společného katalogu v systému Base, který zahrnuje přibližně 3 000 produktů.
- Srpen 2026 · 4. etapa Integrace prodejních kanálů Propojení vlastního internetového obchodu s platformou Black Red White a spuštění automatického stahování objednávek a aktualizace skladových zásob.
- Srpen 2026 · 5. etapa Integrace dopravce Spuštění vytváření nadrozměrných zásilek, zadávání vyzvednutí, synchronizace sledovacích čísel a změn stavů.
- Srpen 2026 · 6. etapa Testy a školení Ověření procesu na reálných zakázkách a zaškolení týmu zákazníka v používání připraveného řešení. Celá implementace trvala tři týdny.
Průběh před a po zavedení systému Base.
| Údaje o autorovi | Před zavedením | Po zavedení | Změna |
|---|---|---|---|
| Průměrná doba vyřízení objednávky | 15 minut | 1 minuta | o 14 minut méně |
| Chyby při zadávání objednávek dodavatelům | vyskytovaly se | 0 | odstraněno |
| Zpracování více než 800 objednávek měsíčně | ruční | podporovaná automatizací v Base | bez alespoň 1 dalšího pracovního místa |
| Provozní údaje | rozptýlené mezi ručními činnostmi | objednávky, faktury, stavy a čísla zásilek v rámci jednoho procesu | jeden systém OMS |
Jak jsme to udělali.
Nezačali jsme spouštěním dalších platforem. Nejprve jsme do systému Base převedli objednávky z internetového obchodu a z Black Red White, faktury, skladové zásoby a čísla zásilek. Poté jsme vytvořili katalog přibližně 3 000 produktů, zefektivnili předávání objednávek dodavatelům a integrovali přepravu nadrozměrných zásilek. Díky tomu se doba zpracování jedné objednávky zkrátila z 15 minut na 1 minutu, chyby při směrování objednávek dodavatelům klesly na nulu a zákazník se vyhnul nutnosti zaměstnat alespoň jednu další osobu.
Opakovatelnost
Proč si myslíme, že to nebyla náhoda.
Jedno místo pro celou objednávku
Centralizace objednávek, faktur, skladových zásob a čísel zásilek omezuje ruční přenos dat. Tento mechanismus lze použít všude tam, kde se prodej realizuje prostřednictvím více než jednoho kanálu.
Opakovaná akce namísto ručního přepisování
Tlačítko, které generuje kompletní objednávku pro příslušného dodavatele, zkracuje práci a eliminuje část chyb. Automatizaci lze rozvíjet postupně: od akce spouštěné zaměstnancem až po proces fungující bez jeho účasti.
Nejprve proces, pak další kanály
Nová platforma zvyšuje počet objednávek, ale nezlepšuje jejich vyřizování. Uspořádání procesu před expanzí umožňuje rozšiřovat rozsah činnosti, aniž by se úměrně zvyšovala náročnost ruční práce.
Co tento případ nedokazuje: Tento případ neprokazuje, že samotné spuštění systému Base automaticky vyřeší provozní problémy. Výsledek závisel na návrhu procesu, přípravě katalogu produktů, správné integraci, testování a školení týmu.
Omezuje ruční vyřizování objednávek objem prodeje?
Prověříme proces a navrhneme implementaci systému Base, který propojí prodejní kanály, účetnictví, dodavatele a přepravce. Začneme od oblastí, kde tým ztrácí nejvíce času.
Pojďme si promluvit o zavedení systému Base
Polish 
English 
German 
Czech 
Hungarian 
Slovak 