Skróciliśmy obsługę zamówienia z 15 minut do 1 minuty.
Skróciliśmy obsługę zamówienia z 15 minut do 1 minuty.
Sprzedawca mebli ręcznie obsługiwał ponad 800 zamówień miesięcznie i przekazywał je do kilkunastu dostawców. W ciągu trzech tygodni wdrożyliśmy Base, połączyliśmy kanały sprzedaży, księgowość i transport gabarytowy oraz skróciliśmy obsługę zamówienia z 15 minut do 1 minuty.
Wyzwanie
Klient obsługiwał ręcznie ponad 800 zamówień miesięcznie. Każde zamówienie wymagało sprawdzenia danych, przygotowania dokumentów i przekazania zlecenia do odpowiedniego dostawcy. Przy meblach wykonywanych na zamówienie oznaczało to osobny kontakt z jednym z kilkunastu dostawców.
Do tego dochodziło ręczne zamawianie transportu u przewoźnika obsługującego przesyłki gabarytowe. Rosnąca sprzedaż nie zwiększała tylko liczby zamówień. Zwiększała też liczbę powtarzalnych operacji, które zespół musiał wykonywać bez wspólnego systemu.
Realnym problemem nie był brak kolejnego kanału sprzedaży, lecz proces, który nie był gotowy na większą skalę. Bez automatyzacji klient musiałby zatrudniać następne osoby do obsługi. Jednocześnie chciał przygotować firmę do wejścia na nowe platformy bez przenoszenia na nie dotychczasowego chaosu.
O kliencie
Sprzedawca mebli prowadzący własny sklep internetowy oraz sprzedaż przez platformę Black Red White. W katalogu znajdowało się około 3000 produktów, a realizacja zamówień wymagała współpracy z kilkunastoma dostawcami.
Meble były wykonywane na zamówienie i wysyłane jako przesyłki gabarytowe. Dlatego proces obejmował nie tylko sprzedaż, lecz także przekazanie właściwej specyfikacji do dostawcy oraz zlecenie odpowiedniego transportu.
Co zrobiliśmy
Decyzje, które przesądziły o wyniku.
Połączyliśmy zamówienia, dokumenty i stany w Base
Podłączyliśmy do Base własny sklep internetowy klienta oraz platformę Black Red White. Zamówienia z obu kanałów zaczęły trafiać do jednego systemu OMS, czyli systemu do zarządzania realizacją zamówień.
W tym samym procesie uruchomiliśmy automatyczne wystawianie faktur, aktualizację stanów magazynowych oraz synchronizację numerów listów przewozowych. Dzięki temu pracownik nie musiał przenosić tych samych informacji pomiędzy kilkoma miejscami i pilnować każdej zmiany ręcznie.
Zbudowaliśmy wspólny katalog około 3000 produktów
Przed uruchomieniem automatyzacji potrzebowaliśmy uporządkowanej bazy produktów. Zbudowaliśmy w Base katalog obejmujący około 3000 pozycji, tak aby zamówienia z różnych kanałów odnosiły się do właściwych produktów i stanów.
Ten etap był potrzebny również z myślą o przyszłej ekspansji. Nowa platforma może zostać podłączona do przygotowanej bazy, zamiast tworzyć kolejny odrębny katalog i nowy sposób obsługi.
Sprowadziliśmy zlecenie do dostawcy do jednego przycisku
Stworzyliśmy przyciski wywołujące akcje dla zamówień. Po użyciu właściwej akcji Base przygotowuje wiadomość e-mail z informacjami o produkcie i szczegółami potrzebnymi do realizacji, a pracownik wysyła ją do odpowiedniego dostawcy.
To ograniczyło ręczne przepisywanie danych i usunęło źródło pomyłek, przez które zamówienia trafiały wcześniej do niewłaściwych dostawców. Po wdrożeniu liczba takich błędów spadła do zera.
Włączyliśmy transport gabarytowy do tego samego procesu
Zintegrowaliśmy Base z firmą kurierską obsługującą przesyłki gabarytowe. Z poziomu systemu można utworzyć przesyłkę i zlecić jej odbiór. Numer śledzenia wraca do zamówienia, więc nie trzeba uzupełniać go ręcznie.
Integracja aktualizuje także status po wysłaniu i po dostarczeniu zamówienia. Informacja o realizacji pozostaje przy zamówieniu i jest dostępna w tym samym miejscu co dane sprzedażowe, dokumenty oraz zlecenie do dostawcy.
Przebieg
Kluczowe etapy.
- Sierpień 2026 · etap 1 Uruchomienie Base Konfiguracja systemu OMS i przygotowanie środowiska do obsługi zamówień klienta.
- Sierpień 2026 · etap 2 Integracja księgowości Połączenie procesu zamówienia z automatycznym wystawianiem faktur.
- Sierpień 2026 · etap 3 Budowa katalogu produktów Przygotowanie w Base wspólnego katalogu obejmującego około 3000 produktów.
- Sierpień 2026 · etap 4 Integracje kanałów sprzedaży Podłączenie własnego sklepu internetowego i platformy Black Red White oraz uruchomienie automatycznego pobierania zamówień i aktualizacji stanów.
- Sierpień 2026 · etap 5 Integracja przewoźnika Uruchomienie tworzenia przesyłek gabarytowych, zlecania odbioru, synchronizacji numerów śledzenia i zmian statusów.
- Sierpień 2026 · etap 6 Testy i szkolenie Sprawdzenie procesu na rzeczywistych zamówieniach oraz przeszkolenie zespołu klienta z obsługi przygotowanego rozwiązania. Całość wdrożenia zamknęła się w trzech tygodniach.
Proces przed i po wdrożeniu Base.
| Metryka | Przed wdrożeniem | Po wdrożeniu | Zmiana |
|---|---|---|---|
| Średni czas obsługi zamówienia | 15 minut | 1 minuta | o 14 minut krócej |
| Błędy w kierowaniu zamówień do dostawców | występowały | 0 | wyeliminowane |
| Obsługa ponad 800 zamówień miesięcznie | ręczna | wsparta automatyzacją w Base | bez co najmniej 1 dodatkowego etatu |
| Dane operacyjne | rozproszone między czynnościami ręcznymi | zamówienia, faktury, stany i numery przesyłek w jednym procesie | jeden system OMS |
Jak to zrobiliśmy.
Nie zaczęliśmy od uruchamiania kolejnych platform. Najpierw przenieśliśmy do Base zamówienia ze sklepu internetowego i Black Red White, faktury, stany magazynowe oraz numery przesyłek. Następnie zbudowaliśmy katalog około 3000 produktów, usprawniliśmy przekazywanie zleceń do dostawców i zintegrowaliśmy transport gabarytowy. W efekcie czas obsługi jednego zamówienia skrócił się z 15 minut do 1 minuty, błędy w kierowaniu zamówień do dostawców spadły do zera, a klient uniknął zatrudnienia co najmniej jednej dodatkowej osoby.
Powtarzalność
Dlaczego uważamy, że to nie był przypadek.
Jedno miejsce dla całego zamówienia
Centralizacja zamówień, faktur, stanów magazynowych i numerów przesyłek ogranicza ręczne przenoszenie danych. Ten mechanizm można zastosować wszędzie tam, gdzie sprzedaż działa na więcej niż jednym kanale.
Powtarzalna akcja zamiast ręcznego przepisywania
Przycisk generujący kompletne zlecenie do właściwego dostawcy skraca pracę i usuwa część pomyłek. Automatyzację można rozwijać etapami: od akcji uruchamianej przez pracownika do procesu działającego bez jego udziału.
Najpierw proces, potem kolejne kanały
Nowa platforma zwiększa liczbę zamówień, ale nie naprawia ich obsługi. Uporządkowanie procesu przed ekspansją pozwala zwiększać skalę bez proporcjonalnego dokładania ręcznej pracy.
Czego ten case nie dowodzi: Ten case nie dowodzi, że samo uruchomienie Base automatycznie rozwiązuje problemy operacyjne. Wynik zależał od zaprojektowania procesu, przygotowania katalogu produktów, właściwych integracji, testów i szkolenia zespołu.
Ręczna obsługa zamówień ogranicza skalę sprzedaży?
Sprawdzimy proces i zaprojektujemy wdrożenie Base, które łączy kanały, księgowość, dostawców oraz przewoźników. Zaczniemy od miejsc, w których zespół traci najwięcej czasu.
Porozmawiajmy o wdrożeniu Base
Polish 
English 
German 
Czech 
Hungarian 
Slovak 