A megrendelés feldolgozási idejét 15 percről 1 percre csökkentettük.
Rövidítettük a megrendelés feldolgozási idejét 15 percről 1 percre.
A bútorkereskedő havonta több mint 800 megrendelést dolgozott fel kézzel, és továbbította azokat több tucat beszállítónak. Három hét alatt bevezettük a Base rendszert, összekapcsoltuk az értékesítési csatornákat, a könyvelést és a nagyméretű áruk szállítását, és a megrendelések feldolgozási idejét 15 percről 1 percre csökkentettük.
Kihívás
Az ügyfél havonta több mint 800 megrendelést dolgozott fel kézzel. Minden megrendelésnél ellenőrizni kellett az adatokat, előkészíteni a dokumentumokat, majd továbbítani a megrendelést a megfelelő beszállítónak. A rendelésre készülő bútorok esetében ez azt jelentette, hogy a tucatnyi beszállító mindegyikével külön kellett kapcsolatba lépni.
Ehhez még hozzáadódott, hogy a nagyméretű szállítmányokat kezelő fuvarozónál kézzel kellett megrendelni a szállítást. A növekvő értékesítés nem csupán a megrendelések számát növelte. Növelte azoknak az ismétlődő műveleteknek a számát is, amelyeket a csapatnak közös rendszer nélkül kellett elvégeznie.
A valódi probléma nem egy újabb értékesítési csatorna hiánya volt, hanem az a folyamat, amely még nem volt kész a nagyobb léptékre. Automatizálás nélkül az ügyfélnek további munkatársakat kellett volna felvennie a kiszolgáláshoz. Ugyanakkor azt szerette volna, ha a vállalat felkészülhet az új platformokra való belépésre anélkül, hogy a jelenlegi zűrzavart átvinné oda.
Az ügyfélről
Bútorforgalmazó, aki saját online áruházat üzemeltet, és a Black Red White platformon keresztül is értékesít. A katalógusban körülbelül 3000 termék szerepelt, és a megrendelések teljesítéséhez több tucat beszállítóval kellett együttműködni.
A bútorokat megrendelésre gyártották, és nagyméretű csomagként szállították. Ezért a folyamat nem csupán az értékesítést foglalta magában, hanem a megfelelő specifikációk átadását a beszállítónak, valamint a megfelelő szállítás megrendelését is.
Mit tettünk
Azok a döntések, amelyek eldöntötték az eredményt.
Összevonjuk a megrendeléseket, a dokumentumokat és a készleteket a Base-ben
Csatlakoztattuk a Base-hez az ügyfél saját online áruházát, valamint a Black Red White platformot. A két csatornáról érkező megrendelések egy OMS-rendszerbe, azaz a megrendelések teljesítését kezelő rendszerbe kezdtek beérkezni.
Ugyanezen folyamat keretében bevezettük az automatikus számlakibocsátást, a raktárkészletek frissítését és a fuvarlevélszámok szinkronizálását. Ennek köszönhetően a munkatársaknak nem kellett ugyanazokat az információkat több hely között átmásolniuk, és minden változást kézzel nyomon követniük.
Körülbelül 3000 termékből álló közös katalógust állítottunk össze
Az automatizálás bevezetése előtt szükségünk volt egy áttekinthető termékadatbázisra. A Base-ben létrehoztunk egy körülbelül 3000 tételt tartalmazó katalógust, hogy a különböző csatornákon érkező megrendelések a megfelelő termékekhez és készletekhez legyenek rendelve.
Ez a lépés a jövőbeli terjeszkedés szempontjából is szükséges volt. Az új platformot az előkészített adatbázishoz lehet csatlakoztatni, ahelyett, hogy egy újabb, különálló katalógust és új kezelési módot kellene létrehozni.
A beszállítóhoz intézett megrendelést egyetlen gombnyomásra egyszerűsítettük
Létrehoztunk néhány gombot, amelyek műveleteket indítanak el a megrendelésekkel kapcsolatban. A megfelelő művelet kiválasztása után a Base elkészíti az e-mailt, amely tartalmazza a termékre vonatkozó információkat és a teljesítéshez szükséges részleteket, majd a munkatárs elküldi azt a megfelelő beszállítónak.
Ezzel csökkent az adatok kézi átírásának szükségessége, és megszűnt az a hibaforrás, amely miatt a megrendelések korábban a nem megfelelő beszállítókhoz kerültek. A rendszer bevezetése után az ilyen hibák száma nullára csökkent.
A nagyméretű szállítmányokat is bevontuk ebbe a folyamatba
A Base rendszert integráltuk egy nagyméretű csomagokat kézbesítő futárcéggel. A rendszerből közvetlenül létre lehet hozni egy szállítmányt, és megrendelni annak felvételét. A nyomonkövetési szám automatikusan megjelenik a megrendelésben, így azt nem kell kézzel beírni.
Az integráció a megrendelés elküldése és kézbesítése után is frissíti az állapotot. A teljesítésre vonatkozó információ a megrendeléshez kapcsolódik, és ugyanazon a helyen érhető el, mint az értékesítési adatok, a dokumentumok és a beszállítónak szóló megrendelés.
Lefolyás
A legfontosabb lépések.
- 2026. augusztus · 1. szakasz A Base elindítása Az OMS rendszer konfigurálása és a környezet előkészítése az ügyfélmegrendelések kezelésére.
- 2026. augusztus · 2. szakasz A könyvelés integrációja A megrendelési folyamat és az automatikus számlakibocsátás összekapcsolása.
- 2026. augusztus · 3. szakasz A termékkatalógus összeállítása Körülbelül 3000 terméket tartalmazó közös könyvtár létrehozása a Base rendszerben.
- 2026. augusztus · 4. szakasz Értékesítési csatornák integrációja A saját online áruház és a Black Red White platform összekapcsolása, valamint a megrendelések automatikus letöltésének és a készletállapotok frissítésének beindítása.
- 2026. augusztus · 5. szakasz A fuvarozó integrálása A nagyméretű csomagok létrehozásának, a felvétel megrendelésének, a nyomonkövetési számok szinkronizálásának és az állapotváltozások elindítása.
- 2026. augusztus · 6. szakasz Tesztek és képzés A folyamat tesztelése valós megrendelések alapján, valamint az ügyfél csapatának betanítása az elkészített megoldás használatára. A teljes bevezetés három hét alatt lezárult.
A Base bevezetése előtti és utáni folyamat.
| Adatlap | A bevezetés előtt | A bevezetés után | Változás |
|---|---|---|---|
| A megrendelések feldolgozásának átlagos ideje | 15 perc | 1 perc | 14 perccel rövidebb |
| Hibák a megrendelések beszállítókhoz történő továbbításában | előfordultak | 0 | kiküszöbölve |
| Havonta több mint 800 megrendelés feldolgozása | kézi | a Base automatizálásával támogatva | legalább 1 további álláshely nélkül |
| Működési adatok | a kézi tevékenységek között elosztva | megrendelések, számlák, készletek és szállítási számok egyetlen folyamatban | egy OMS-rendszer |
Hogyan csináltuk.
Nem azzal kezdtük, hogy újabb platformokat indítottunk el. Először az online áruházból és a Black Red White-tól származó megrendeléseket, számlákat, raktárkészleteket és szállítási számokat vittük át a Base-be. Ezt követően létrehoztunk egy körülbelül 3000 termékből álló katalógust, hatékonyabbá tettük a megrendelések továbbítását a beszállítóknak, és integráltuk a nagyméretű szállítmányok kezelését. Ennek eredményeként egy megrendelés feldolgozási ideje 15 percről 1 percre csökkent, a beszállítóknak szóló megrendelések továbbításában előforduló hibák száma nullára csökkent, és az ügyfél elkerülte legalább egy további alkalmazott felvételét.
Ismételhetőség
Miért gondoljuk, hogy ez nem véletlen volt?.
Egy hely az egész megrendeléshez
A megrendelések, számlák, raktárkészletek és szállítási számok központosítása csökkenti a kézi adatátvitelt. Ez a mechanizmus mindenütt alkalmazható, ahol az értékesítés több csatornán keresztül történik.
Ismétlődő művelet a kézi átírás helyett
Az a gomb, amely teljes megrendelést generál az illetékes beszállító számára, megkönnyíti a munkát és csökkenti a hibák számát. Az automatizálás fokozatosan bővíthető: a munkavállaló által elindított művelettől egészen az ő közreműködése nélkül működő folyamatig.
Először a folyamat, aztán a további csatornák
Az új platform növeli a megrendelések számát, de nem javítja azok kezelését. A terjeszkedés előtti folyamatok rendezése lehetővé teszi a méretnövelést anélkül, hogy arányosan növekedne a kézi munka mennyisége.
Amit ez az eset nem bizonyít: Ez az eset nem bizonyítja, hogy a Base bevezetése önmagában automatikusan megoldaná az üzemeltetési problémákat. Az eredmény a folyamat megtervezésétől, a termékkatalógus összeállításától, a megfelelő integrációktól, a teszteléstől és a csapat képzésétől függött.
A megrendelések kézi feldolgozása korlátozza az értékesítés mértékét?
Áttekintjük a folyamatot, és olyan Base-bevezetést tervezünk, amely összeköti a csatornákat, a könyvelést, a beszállítókat és a fuvarozókat. Azokkal a területekkel kezdjük, ahol a csapat a legtöbb időt vesztegeti el.
Beszéljünk a Base bevezetéséről
Polish 
English 
German 
Czech 
Hungarian 
Slovak 