Skrátili sme čas spracovania objednávky z 15 minút na 1 minútu.
Skrátili sme čas spracovania objednávky z 15 minút na 1 minútu.
Predajca nábytku ručne spracovával viac ako 800 objednávok mesačne a odosielal ich niekoľkým dodávateľom. Za tri týždne sme implementovali systém Base, prepojili sme predajné kanály, účtovníctvo a prepravu nadrozmerného tovaru a skrátili sme čas spracovania objednávky z 15 minút na 1 minútu.
Výzva
Zákazník ručne spracovával viac ako 800 objednávok mesačne. Každá objednávka si vyžadovala kontrolu údajov, prípravu dokumentov a odoslanie objednávky príslušnému dodávateľovi. V prípade nábytku vyrábaného na mieru to znamenalo samostatný kontakt s jedným z niekoľkých dodávateľov.
K tomu sa pridávalo ručné objednávanie prepravy u dopravcu, ktorý zabezpečoval prepravu nadrozmerných zásielok. Rastúci predaj nezvyšoval len počet objednávok. Zvyšoval aj počet opakovaných úkonov, ktoré musel tím vykonávať bez spoločného systému.
Skutočným problémom nebol nedostatok ďalšieho predajného kanála, ale proces, ktorý nebol pripravený na väčší rozsah. Bez automatizácie by musel klient zamestnať ďalších ľudí na obsluhu. Zároveň chcel pripraviť firmu na vstup na nové platformy bez toho, aby na ne preniesol doterajší chaos.
O klientovi
Predajca nábytku, ktorý prevádzkuje vlastný internetový obchod a predáva prostredníctvom platformy Black Red White. V katalógu bolo približne 3 000 produktov a realizácia objednávok si vyžadovala spoluprácu s niekoľkými desiatkami dodávateľov.
Nábytok sa vyrábal na objednávku a odosielal sa ako nadrozmerný tovar. Preto tento proces zahŕňal nielen predaj, ale aj odovzdanie správnej špecifikácie dodávateľovi a objednávku príslušnej prepravy.
Čo sme urobili
Rozhodnutia, ktoré rozhodli o výsledku.
V Base sme zlúčili objednávky, dokumenty a skladové zásoby
K platforme Base sme pripojili vlastný internetový obchod zákazníka a platformu Black Red White. Objednávky z oboch kanálov sa začali smerovať do jedného systému OMS, teda systému na riadenie vybavovania objednávok.
V rámci toho istého procesu sme spustili automatické vystavovanie faktúr, aktualizáciu skladových zásob a synchronizáciu čísel nákladných listov. Vďaka tomu zamestnanec nemusel prenášať tie isté informácie medzi viacerými miestami a ručne sledovať každú zmenu.
Vytvorili sme spoločný katalóg obsahujúci približne 3 000 produktov
Pred spustením automatizácie sme potrebovali prehľadnú databázu produktov. V systéme Base sme vytvorili katalóg obsahujúci približne 3 000 položiek, aby sa objednávky z rôznych kanálov vzťahovali na správne produkty a skladové zásoby.
Táto fáza bola potrebná aj s ohľadom na budúcu expanziu. Novú platformu je možné pripojiť k už pripravenej databáze, namiesto toho, aby sa vytvoril ďalší samostatný katalóg a nový spôsob obsluhy.
Zjednodušili sme zadávanie objednávok dodávateľovi na jedno stlačenie tlačidla
Vytvorili sme tlačidlá, ktoré spúšťajú akcie pre objednávky. Po zvolení príslušnej akcie systém Base pripraví e-mail s informáciami o produkte a podrobnosťami potrebnými na realizáciu, a zamestnanec ho odošle príslušnému dodávateľovi.
Tým sa obmedzilo ručné prepisovanie údajov a odstránil sa zdroj chýb, kvôli ktorým sa objednávky predtým dostávali k nesprávnym dodávateľom. Po zavedení sa počet takýchto chýb znížil na nulu.
Do toho istého procesu sme zahrnuli aj prepravu nadrozmerného nákladu
Prepojili sme systém Base s kuriérskou spoločnosťou, ktorá zabezpečuje prepravu nadrozmerných zásielok. Priamo v systéme je možné vytvoriť zásielku a objednať jej vyzdvihnutie. Číslo sledovania sa automaticky pripíše k objednávke, takže ho nie je potrebné dopĺňať ručne.
Integrácia tiež aktualizuje stav po odoslaní a po doručení objednávky. Informácie o realizácii zostávajú pri objednávke a sú dostupné na tom istom mieste ako údaje o predaji, dokumenty a objednávka pre dodávateľa.
Priebeh
Kľúčové etapy.
- August 2026 · etapa 1 Spustenie Base Konfigurácia systému OMS a príprava prostredia na spracovanie objednávok zákazníkov.
- August 2026 · etapa 2 Integrácia účtovníctva Prepojenie procesu objednávania s automatickým vystavovaním faktúr.
- August 2026 · etapa 3 Vytvorenie katalógu produktov Vytvorenie spoločného katalógu v systéme Base, ktorý obsahuje približne 3 000 produktov.
- August 2026 · etapa 4 Integrácia predajných kanálov Prepojenie vlastného internetového obchodu s platformou Black Red White a spustenie automatického sťahovania objednávok a aktualizácie skladových zásob.
- August 2026 · 5. etapa Integrácia dopravcu Spustenie tvorby nadrozmerných zásielok, zadávania požiadaviek na vyzdvihnutie, synchronizácie sledovacích čísel a zmien stavov.
- August 2026 · 6. etapa Testy a školenie Overenie procesu na skutočných objednávkach a zaškolenie tímu zákazníka v obsluhe pripraveného riešenia. Celá implementácia trvala tri týždne.
Priebeh pred a po zavedení systému Base.
| Údaje o autorovi | Pred zavedením | Po zavedení | Zmena |
|---|---|---|---|
| Priemerná doba vybavenia objednávky | 15 minút | 1 minúta | o 14 minút kratšie |
| Chyby pri smerovaní objednávok dodávateľom | vyskytovali sa | 0 | odstránené |
| Spracovanie viac ako 800 objednávok mesačne | ručná | podporená automatizáciou v Base | bez aspoň 1 ďalšieho pracovného miesta |
| Prevádzkové údaje | rozptýlené medzi ručnými činnosťami | objednávky, faktúry, stavy a čísla zásielok v jednom procese | jeden systém OMS |
Ako sme to urobili.
Nezačali sme spúšťaním ďalších platforiem. Najskôr sme do systému Base preniesli objednávky z internetového obchodu a z Black Red White, faktúry, skladové zásoby a čísla zásielok. Následne sme vytvorili katalóg približne 3 000 produktov, zefektívnili sme odosielanie objednávok dodávateľom a integrovali sme prepravu nadrozmerného tovaru. V dôsledku toho sa čas spracovania jednej objednávky skrátil z 15 minút na 1 minútu, chyby pri smerovaní objednávok k dodávateľom klesli na nulu a klient sa vyhol zamestnaniu aspoň jednej ďalšej osoby.
Opakovateľnosť
Prečo si myslíme, že to nebola náhoda.
Jedno miesto pre celú objednávku
Centralizácia objednávok, faktúr, skladových zásob a čísiel zásielok obmedzuje ručné prenášanie údajov. Tento mechanizmus je možné použiť všade tam, kde sa predaj realizuje prostredníctvom viac ako jedného kanála.
Opakovaná akcia namiesto ručného prepisovania
Tlačidlo, ktoré generuje kompletnú objednávku pre príslušného dodávateľa, zjednodušuje prácu a eliminuje časť chýb. Automatizáciu je možné rozvíjať postupne: od akcie spustenej zamestnancom až po proces fungujúci bez jeho účasti.
Najprv proces, potom ďalšie kanály
Nová platforma zvyšuje počet objednávok, ale nezlepšuje ich spracovanie. Usporiadanie procesu pred expanziou umožňuje rozširovať rozsah bez toho, aby sa proporcionálne zvyšovala potreba ručnej práce.
Čo tento prípad nedokazuje: Tento prípad nedokazuje, že samotné spustenie systému Base automaticky vyrieši prevádzkové problémy. Výsledok závisel od návrhu procesu, prípravy katalógu produktov, správnej integrácie, testovania a zaškolenia tímu.
Obmedzuje ručné spracovávanie objednávok rozsah predaja?
Preskúmame proces a navrhneme implementáciu systému Base, ktorý prepojí kanály, účtovníctvo, dodávateľov a prepravcov. Začneme v oblastiach, kde tím stráca najviac času.
Pohovorme si o implementácii systému Base
Polish 
English 
German 
Czech 
Hungarian 
Slovak 