Miért „tettük tönkre” szinte az ügyfelünket – esettanulmány az Allegro-ról

Az együttműködést ezzel az ügyféllel tavaly év végén kezdtük meg. Tevékenységének sajátossága, hogy nagyrészt szezonális értékesítésről van szó – akár 60% ajánlat esetében is a március–június közötti időszakban a legnagyobb az értékesítési potenciál. Tudtuk, hogy ez az egész év legfontosabb időszaka, de a alapos felkészülés ellenére áprilisban egy hajszál híján komoly problémákba ütköztünk – akár az Allegro-fiókunk zárolásának veszélyével is.

A kezdet ígéretes volt…

Januártól elkezdtük bevezetni az új szezonális termékcsaládot – összesen 220 tételt. Elkészítettük a teljes leírásokat, címeket, fényképeket és grafikákat. A termékek egyszerre több platformon is megjelentek: az Allegro-n, az Amazonon, a Kauflandban és az eMag-on.

Az ügyfél már rendelkezett tapasztalattal – évek óta jelen van a piacon, ezért tudta, hogy a tavasz az ő aranyidőszaka. A teljes árukínálat lengyel gyártóktól származott, és a gyártók által megadott szállítási határidő legfeljebb 7 munkanap volt.

A cselekvési terv megbízhatónak tűnt:

• A raktárkészletek szintjének 15 darabon tartása minden egyes SKU esetében (kb. 900 SKU),
• Rendszeres utánpótlás – hetente egyszer,
• Automatizálás a Baselinkerben: a szállítási idő dinamikus meghosszabbítása a raktárkészletek csökkenése esetén,
• Árak átalakítása bizonyos termékek esetében a forgalom maximalizálása érdekében.

Az első hetek remekül alakultak – az ajánlatok jól konvertáltak, és a raktár naponta akár 350 megrendelést is teljesített. Érdemes hozzátenni, hogy ezek nagyméretű áruk voltak – 60x40x40 cm-es és 80x40x40 cm-es dobozokba csomagolva, ami további időt vett igénybe.

…amíg nem merültek fel problémák

Április közepén a kereslet hirtelen növekedni kezdett – egyszerre minden értékesítési csatornán. A raktár nem volt felkészülve ilyen nagyságrendű megrendelésekre, különösen a hétvégék után. Hétfőn és kedden a feszültség a csúcspontjára hágott.

A helyzetet további késések súlyosbították:

• A beszállítók nem tudták tartani a lépést a gyártással,
• A raktárba történő beérkezések elhalasztásra kerültek,
• A szállítási idő egyre hosszabb lett – akár 1,5–2 hétre is.

Ami ügyfelünk számára logisztikai kihívást jelentett, az ügyfeleink – különösen a külföldi ügyfelek – számára elfogadhatatlan volt. Negatív értékelések kezdtek megjelenni az Allegro-n. Ekkor rájöttünk, hogy egy hajszál választ el minket a katasztrófától. A csúcsidőszakban a megrendelések száma (azok a megrendelések, amelyeknél a termék gyártótól való kiszállítására várunk) elérte a 700-at.

13 nap intenzív munka

Majdnem két hétbe telt, mire sikerült megoldanunk a helyzetet. Ez idő alatt:

• Átszerveztük a raktár működését, köszönhetően ügyfelünk bizalmának,
• Megváltoztattuk az ajánlatok megjelenítésének módját – a teljesítési határidőket,
• Módosítottuk a hirdetési kampányokat,
• Az ügyfelekkel való proaktív kommunikációra összpontosítottunk
• Maximalizáltuk a nyereséget azáltal, hogy aktívan nyomon követtük az árakat, és azokat az adott termékválaszték iránti kereslethez igazítottuk

Mindezt azért, hogy elkerüljük a fiók zárolását és helyreállítsuk a bizalmat.

Mit tanultunk ebből a történetből?

Ez az eset megerősítette azt, amit gyakran ismételünk: Még a legjobb ajánlatok és leírások sem menthetik meg az értékesítést, ha az operatív folyamatok nem működnek megfelelően. Az értékesítést néhány nap alatt fel lehet skálázni – de a logisztika és a raktár skálázása már egészen más történet. És gyakran éppen ez jelenti az igazi kihívást.

A szezon még tart. Reméljük, hogy többé nem lesznek ilyen helyzetek. De ha újra szükség lenne rá – készek vagyunk kisegíteni az ügyfelet. Hiszen az együttműködés nem csupán az eredményekről szól, hanem a nehéz pillanatokban vállalt felelősségről is.

Szerző: Adrian Śmigiel

Közzététel dátuma: 2025. május 26.