2700 terméket rendszereztünk, és kiépítettük a megrendelések feldolgozásának folyamatát a Base-ben
Rendszereztük 2700 termék és kiépítettük a megrendelések feldolgozásának folyamatát a Base-ben.
Egy széles választékkal rendelkező kereskedelmi vállalat az Allegro, az ERLI és az Empik platformokon bővítette értékesítését, de a termékkatalógus és a megrendelések kezelése nem tudta lépést tartani a fiók méretével. Rendszereztük a 2700 termékre vonatkozó adatokat, és a Base rendszerben bevezettünk egy olyan folyamatot, amely jelenleg napi 30–70 megrendelést kezel.
Kihívás
Az ügyfél azzal a kéréssel fordult hozzánk, hogy egyszerűsítsük az Allegro-ra történő hirdetésfeltöltést, és rendszerezzük a Base-ben található katalógust. A fiók naponta akár 100 megrendelést is kezelett időnként, de a munkafolyamat továbbra is a munkatársak szakértelmére, telefonos kommunikációra és a feladatok közötti kézi váltásra épült. Nem voltak megrendelési lapok a Base-ből, és a Csomagolási Asszisztens sem volt beállítva.
Az audit kimutatta, hogy a probléma oka a folyamatok sorrendjében rejlett. A termékek először az Allegro-ra kerültek, és csak később kerültek át a Base-be. Ennek következtében az integrációs rendszerben található katalógus nem töltötte be a fő adatforrás szerepét. Inkonzisztens paramétereket, kizárólag az Allegro számára elkészített tartalmakat, valamint az értékesítés további fejlesztéséhez szükséges hiányos adatokat tartalmazott.
A hiányosságok nem egyetlen rekordra vonatkoztak. A változtatás 2700 terméket érintett, köztük körülbelül 1500 olyan tételt, amelynek nem volt EAN-kódja. Emellett nem minden esetben sikerült azonosítani a gyártót és a felelős személyt. Az ügyfél nem rendelkezett a szükséges tapasztalattal ahhoz, hogy a folyamatban lévő értékesítés leállítása nélkül áttervezze a katalógust és a megrendelések teljesítési folyamatát.
Az ügyfélről
Széles választékot kínáló kereskedelmi vállalat, amely több fő fogyasztási kategóriát is lefed. Az értékesítés legnagyobb részét az Allegro-n bonyolítja, az ERLI-t és az Empik-et pedig kisebb, kiegészítő értékesítési csatornákként használja.
A projekt megkezdése előtt a cég a Base rendszert használta, de nem építette fel az adatbázist a kezdetektől fogva ebben a rendszerben. Az adatok nagyrészt a korábban az Allegro-n létrehozott ajánlatokból származtak, ami megnehezítette azok felhasználását más csatornákon és az operatív folyamatokban.
Mit tettünk
Azok a döntések, amelyek eldöntötték az eredményt.
Átalakítottuk a Base könyvtárat, hogy az legyen a fő adatforrás
Megfordítottuk a korábbi munkamenetet. Az új terméket először a Base katalógusban kell előkészíteni, és csak utána kell közzétenni a kiválasztott platformokon. Ennek köszönhetően az alapadatok nem keletkeznek külön-külön minden egyes piactéren, és később nem kell azokat az integrációs rendszerben újra létrehozni.
2700 termék esetében egységesítettük a címek felépítését, és feltöltöttük az új leírásokat. Készült egy univerzális leírás azokhoz a csatornákhoz, amelyek nem teszik lehetővé saját, részletes bemutatás kialakítását, valamint külön leírások az Allegro számára. Az Allegro számára készült speciális tartalom lerövidíti az ajánlat előkészítését, míg az univerzális változat lehetővé teszi ugyanazon adatbázis használatát az ERLI-ben, az Empikban és a további csatornákon.
Körülbelül 1500 hiányzó EAN-kódot pótoltunk. A gyártókat és a felelős személyeket a 75% katalógushoz rendeltük. A többi adatot nem egészítettük ki feltételezések alapján, mivel az ügyfél nem rendelkezett olyan információkkal, amelyek alapján megbízhatóan azonosítani lehetett volna ezeket a szereplőket.
A tartalmakat és az árakat az egyes csatornák feltételei szerint csoportosítottuk
Egy katalógus nem jelenti azt, hogy minden platformon azonos lenne a kínálat. Az Allegro, az ERLI és az Empik eltérnek egymástól a termékbemutatás lehetőségei, a jutalékok, a logisztikai modell és az értékesítési piac tekintetében. Ezért a közös adatbázist egyesítettük az egyes piacterekre szabott elemekkel.
Minden csatornához külön árkategóriákat hoztunk létre. Ez a felosztás lehetővé teszi az ügyfél számára, hogy ellenőrizze az árat anélkül, hogy a különböző költségeket egyetlen értékben keverné össze. Ugyanakkor nem kényszerít automatikus átváltási arányt olyan esetekben, amikor a bemeneti adatok még nem rendezettek.
Kialakítottunk egy kártyán és szkennelésen alapuló csomagolási folyamatot
Eddig a megrendelések összeállítása a munkavállaló memóriáján és a kézzel – többek között telefonon keresztül – ellenőrzött információkon alapult. Mivel naponta akár 100 megrendelés is beérkezett, a folyamatnak nem volt egyetlen, ismétlődő ellenőrzési pontja.
Elkészítettünk egy új, a termék fotójával ellátott rendelési lapot, hogy megkönnyítsük a csomagolást. Beállítottuk a Base rendszerben a Csomagolási Asszisztenst, valamint a címkék generálásához szükséges automatikus műveleteket. A folyamat a lapok kinyomtatásával kezdődik, majd a termékek összeállítását és előkészítését, a csomagolandó megrendelés lapjának beolvasását, a megfelelő méret kiválasztását és az automatikusan kinyomtatott címke felragasztását foglalja magában.
Az ügyfél valós megrendelésekkel tesztelte a megoldást, és lehetőséget kapott arra, hogy megossza észrevételeit. A bevezetést követően útmutatást kapott mind az új katalógus-szabványról, mind a csomagolásról. A folyamatot jelenleg napi 30–70 megrendelés feldolgozására használják.
Lefolyás
A legfontosabb lépések.
- 1. szakasz A katalógus és a megrendelések kezelésének ellenőrzése Elemeztük a termékek létrehozásának, az ajánlatok közzétételének és a megrendelések teljesítésének folyamatát. Megállapítottuk, hogy a fő probléma az, hogy a folyamatot az Allegro-n kezdik el, ahelyett, hogy a Base katalógusban kezdenék.
- 2. szakasz Közös adatstandard-tervezet Meghatároztuk a címek felépítését, az univerzális leírás változatát, a platformokhoz szánt tartalmakat, valamint a főkatalógusban szükséges adatok körét.
- 3. szakasz 2700 termékből álló katalógus átalakítása Feltöltöttük az új címeket és leírásokat, kiegészítettük körülbelül 1500 EAN-kódot, valamint hozzáadtuk a rendelkezésre álló gyártói és felelős személyek adatait.
- 4. szakasz Az értékesítési csatornák szétválasztása Az Allegro, az ERLI és az Empik számára egyedi tartalmakat és külön árkategóriákat állítottunk össze, figyelembe véve a jutalékok és a logisztika közötti különbségeket.
- 5. szakasz Csomagolás és címkézés beállítása Létrehoztunk egy fotóval ellátott megrendelési lapot, beállítottuk a Csomagolási Asszisztenst, és kialakítottuk a címkék generálásáért felelős automatikus műveleteket.
- 6. szakasz Tesztelés és a folyamat átadása Az ügyfél valós megrendelésekkel tesztelte a megoldást, észrevételeit megosztotta, és útmutatást kapott a katalógus használatához, valamint a csomagolási folyamathoz.
A rendszerezés hatóköre, anélkül, hogy mérhetetlen hatásokat tulajdonítanánk neki.
| Adatlap | A bevezetés előtt | A bevezetés után | Változás |
|---|---|---|---|
| A közös szabvány szerinti termékek | Nincs egységes katalógus-szabvány | 2700 termék | Új címek és leírások a teljes katalógusban |
| EAN-kódok | Körülbelül 1500 terméknél hiányoznak a kódok | Kódok az összes termékben | Körülbelül 1500 kódot egészítettek ki |
| Gyártó és felelős személy | Hiányos adatok | Felvették a 75% katalógusba | A többi rekordhoz még hiányoznak a forrásadatok |
| Árkategóriák | Nincs csatornánkénti bontás | Minden piactér számára külön csoport | Az árak csatornánkénti költségek alapján szabályozhatók |
| A megrendelés teljesítése | Rendelőlappok és csomagolási segéd nélkül | Fényképes kártya, szkennelés és automatikus címke | Egy új eljárás, amelyet napi 30–70 megrendelés esetén alkalmaznak |
Hogyan csináltuk.
Először a munkafolyamat sorrendjét változtattuk meg. A Base lett a fő adatforrás, a marketplace platformok pedig az elkészített ajánlatok közzétételének helyszíne. Egységesítettük 2700 termék címét és leírását, kiegészítettük a hiányzó EAN-kódokat (kb. 1500 darab), valamint csatornánként csoportosítottuk a tartalmakat és az árkategóriákat. A hiányzó gyártókat és felelős személyeket nem pótoltuk a feltételezések alapján. Az adatokat a 75% katalógusba adtuk hozzá, vagyis oda, ahol azokat ellenőrizni lehetett. Ezt követően bevezettük a fotóval ellátott megrendelési lapot, a Csomagolási Asszisztenst és a címkék automatikus generálását. Az árak átszámítását nem automatizáltuk, mivel a termékek különböző beszállítóktól származnak, és a szabályok további elemzést igényelnek. Az új folyamat napi 30–70 megrendelés esetén működik, de a munkaidőre és a hibák számára gyakorolt hatását még külön kell mérni.
Ismételhetőség
Miért gondoljuk, hogy ez nem véletlen volt?.
Ajánlat előtti katalógus
Az integrációs rendszerben előkészített termék több csatornán is közzétehető anélkül, hogy a kész ajánlat alapadatait újra be kellene vinni. A közös adatforrás csökkenti az inkonzisztenciákat és megkönnyíti a későbbi módosításokat.
Közös adatok, csatornánként eltérő feltételek
Az alapleírás ugyanaz lehet, de a tartalom, a jutalékok és a logisztika platformonként eltérő. A dedikált leírások és árkategóriák lehetővé teszik, hogy egyetlen katalógust tartsunk fenn anélkül, hogy úgy tennénk, mintha minden piactér ugyanúgy működne.
Csomagolás ellenőrző ponttal
A megrendelőlap, a szkennelés, a méret kiválasztása és a címke automatikus generálása egy ismétlődő folyamatot alkotnak. A mechanizmus korlátozza a memóriából végrehajtott műveletek számát, függetlenül a termékkategóriától.
Amit ez az eset nem bizonyít: A bevezetés csökkenti a kézi műveletek számát, de a csomagolási időt és a hibák számát még nem mérték meg. A Case nem erősíti meg sem a konkrét időmegtakarítást, sem a hibák számának csökkenését, sem pedig a változások értékesítésre gyakorolt hatását.
A folyamatok lépést tartanak-e a fiókod méretével?
Áttekintjük a katalógust, az ajánlatok közzétételének módját és a megrendelések teljesítését. Rámutatunk arra, mely elemeket kell rendezni az értékesítés további fejlesztése előtt.
Beszéljünk a folyamatokról
Polish 
English 
German 
Czech 
Hungarian 
Slovak 