Usporiadali sme 2 700 produktov a v Base sme vybudovali proces spracovania objednávok
Usporiadali sme 2700 produktov a v Base sme vybudovali proces spracovania objednávok.
Obchodná spoločnosť s širokým sortimentom rozširovala predaj na portáloch Allegro, ERLI a Empik, avšak katalóg a spracovanie objednávok nestačili držať krok s rozsahom účtu. Usporiadali sme údaje o 2 700 produktoch a v systéme Base sme zaviedli proces, ktorý v súčasnosti spracováva 30 až 70 objednávok denne.
Výzva
Zákazník sa obrátil s požiadavkou zjednodušiť pridávanie ponúk na Allegro a usporiadať katalóg v Base. Účet spracovával občas až 100 objednávok denne, ale spôsob práce sa stále opieral o znalosti zamestnancov, telefón a ručné prechádzanie medzi jednotlivými úkonmi. V systéme Base neexistovali karty objednávok ani nebol nakonfigurovaný Asistent balenia.
Audit ukázal, že zdrojom problému bolo poradie procesov. Produkty sa najskôr dostali na Allegro a až potom boli importované do systému Base. V dôsledku toho katalóg v integračnom systéme neplnil funkciu hlavného zdroja údajov. Obsahoval nekonzistentné parametre, obsahy pripravené výlučne pre Allegro a neúplné údaje potrebné na ďalší rozvoj predaja.
Chyby sa netýkali jednotlivých záznamov. Zmena sa týkala 2 700 produktov, z toho približne 1 500 položiek bez kódov EAN. Nie vo všetkých prípadoch bolo možné identifikovať výrobcu a zodpovednú osobu. Zákazník nemal potrebné skúsenosti na prepracovanie katalógu a procesu vybavovania objednávok bez prerušenia bežného predaja.
O klientovi
Obchodná spoločnosť s širokým sortimentom, ktorý zahŕňa niekoľko hlavných kategórií spotrebného tovaru. Najväčší objem predaja realizuje na portáli Allegro, pričom ERLI a Empik využíva ako menšie doplnkové kanály.
Pred spustením projektu spoločnosť využívala systém Base, avšak v tomto systéme nevytvárala katalóg od začiatku. Údaje boli do veľkej miery výsledkom ponúk vytvorených skôr na portáli Allegro, čo sťažovalo ich využitie v ďalších kanáloch a v prevádzkových procesoch.
Čo sme urobili
Rozhodnutia, ktoré rozhodli o výsledku.
Prebudovali sme katalóg Base ako hlavný zdroj údajov
Zmenili sme doterajší postup práce. Nový produkt sa má najskôr pripraviť v katalógu Base a až potom zverejniť na vybraných platformách. Vďaka tomu sa základné údaje nevytvárajú samostatne na každom trhovisku a nie je potrebné ich neskôr znovu vytvárať v integračnom systéme.
Pre 2700 produktov sme štandardizovali štruktúru názvov a nahrali sme nové popisy. Vytvorili sme univerzálny popis pre kanály, ktoré neumožňujú vytvoriť vlastnú, rozsiahlu prezentáciu, a samostatné popisy pre Allegro. Obsah špeciálne určený pre Allegro skracuje čas potrebný na prípravu ponuky, zatiaľ čo univerzálna verzia umožňuje využívať tú istú databázu v ERLI, Empiku a ďalších kanáloch.
Doplnili sme približne 1 500 chýbajúcich kódov EAN. Výrobcov a zodpovedné osoby sme priradili k katalógu 75%. Zostávajúce údaje sme nedopĺňali na základe domnienok, pretože zákazník nemal k dispozícii informácie, ktoré by umožnili spoľahlivo identifikovať tieto subjekty.
Rozdelili sme obsah a ceny podľa podmienok jednotlivých kanálov
Jeden katalóg neznamená, že ponuka je na každej platforme identická. Allegro, ERLI a Empik sa líšia možnosťami prezentácie produktov, províziami, logistickým modelom a trhom predaja. Preto sme spoločnú databázu spojili s prvkami určenými pre jednotlivé trhoviská.
Pre každý kanál sme vytvorili samostatné cenové skupiny. Takéto rozdelenie umožňuje zákazníkovi kontrolovať cenu bez toho, aby sa rôzne náklady zmiešali do jednej hodnoty. Zároveň sa tým nevynucuje automatický prepočítavací koeficient v prípadoch, keď vstupné údaje ešte nie sú usporiadané.
Vytvorili sme baliaci proces založený na kartách a skenovaní
Doposiaľ záviselo kompletovanie objednávok od pamäti zamestnanca a informácií overovaných ručne, okrem iného prostredníctvom telefónu. Pri periodickom objeme až 100 objednávok denne tento proces nemal jediný, opakovaný kontrolný bod.
Pripravili sme nový objednávkový list s fotografiou produktu, aby sme uľahčili kompletizáciu. Nastavili sme v systéme Base „Asistenta balenia“ a automatické akcie potrebné na generovanie štítkov. Cieľový postup začína vytlačením kariet, následne zahŕňa kompletizáciu a prípravu produktov, naskenovanie karty balenej objednávky, výber správnej veľkosti a nalepenie automaticky vytlačenej etikety.
Zákazník otestoval toto riešenie na skutočných objednávkach a mal možnosť vyjadriť svoje pripomienky. Po zavedení dostal pokyny týkajúce sa nového štandardu katalógu aj balenia. Tento proces sa v súčasnosti využíva pri 30 až 70 objednávkach denne.
Priebeh
Kľúčové etapy.
- 1. etapa Audit katalógu a spracovania objednávok Analyzovali sme spôsob vytvárania produktov, zverejňovania ponúk a vybavovania objednávok. Zistili sme, že hlavným problémom je spustenie procesu na Allegro namiesto v katalógu Base.
- 2. etapa Návrh spoločného dátového štandardu Určili sme štruktúru názvov, variant univerzálneho popisu, obsahy určené pre jednotlivé platformy a rozsah údajov potrebných v hlavnom katalógu.
- 3. etapa Prepracovanie katalógu s 2700 produktmi Nahodili sme nové názvy a popisy, doplnili sme približne 1 500 kódov EAN a pridali sme dostupné údaje o výrobcoch a zodpovedných osobách.
- 4. etapa Oddelenie predajných kanálov Pripravili sme špeciálny obsah a samostatné cenové skupiny pre Allegro, ERLI a Empik, pričom sme zohľadnili rozdiely v províziách a logistike.
- 5. etapa Nastavenie balenia a etikiet Vytvorili sme objednávkový formulár s fotografiou, nakonfigurovali sme Balíkový asistent a nastavili sme automatické akcie zodpovedné za generovanie štítkov.
- 6. etapa Testovanie a odovzdanie procesu Zákazník otestoval toto riešenie na skutočných objednávkach, poskytol pripomienky a dostal pokyny na prácu s katalógom a procesom balenia.
Rozsah usporiadania bez pripisovania nemerateľných účinkov.
| Údaje o autorovi | Pred zavedením | Po zavedení | Zmena |
|---|---|---|---|
| Výrobky podľa spoločného štandardu | Chýba jednotný štandard katalógu | 2700 produktov | Nové názvy a popisy v celom katalógu |
| Kódy EAN | Chýbajú kódy u približne 1 500 produktov | Kódy vo všetkých produktoch | Bolo doplnených približne 1 500 kódov |
| Výrobca a zodpovedná osoba | Údaje sú neúplné | Doplnené v katalógu 75% | Ostatné rekordy čakajú na zdrojové údaje |
| Cenové skupiny | Chýba rozdelenie podľa kanálov | Samostatná skupina pre každý trh | Ceny je možné riadiť podľa nákladov na kanál |
| Realizácia objednávky | Bez objednávkových kariet a Balacieho asistenta | Karta s fotografiou, skenovanie a automatická etiketa | Nový proces používaný pri 30 až 70 objednávkach denne |
Ako sme to urobili.
Začali sme zmenou postupu práce. Base sa stal hlavným zdrojom údajov a trhoviská miestom zverejňovania pripravených ponúk. Zjednotili sme názvy a popisy 2 700 produktov, doplnili sme približne 1 500 chýbajúcich kódov EAN a rozdelili sme obsah a cenové skupiny podľa kanálov. Chýbajúcich výrobcov ani zodpovedných osôb sme na základe predpokladov nedopĺňali. Údaje boli pridané do katalógu 75%, teda tam, kde bolo možné ich overiť. Následne sme zaviedli objednávkový list s fotografiou, Asistenta balenia a automatické generovanie štítkov. Neprepočítavanie cien sme neautomatizovali, pretože produkty pochádzajú od rôznych dodávateľov a pravidlá si vyžadujú dodatočnú analýzu. Nový proces funguje pri 30–70 objednávkach denne, ale jeho vplyv na pracovný čas a počet chýb si ešte vyžaduje samostatné zmeranie.
Opakovateľnosť
Prečo si myslíme, že to nebola náhoda.
Predbežný katalóg ponuky
Produkt, ktorý bol najskôr pripravený v integračnom systéme, je možné zverejniť na viacerých kanáloch bez nutnosti opätovného vkladania základných údajov z hotovej ponuky. Spoločný zdroj obmedzuje nekonzistencie a uľahčuje neskoršie zmeny.
Spoločné údaje, odlišné podmienky kanálov
Základný popis môže byť spoločný, ale obsah, provízie a logistika sa medzi jednotlivými platformami líšia. Špecializované popisy a cenové skupiny umožňujú zachovať jeden katalóg bez toho, aby sa predstieralo, že všetky trhoviská fungujú rovnako.
Balenie s kontrolným bodom
Objednávkový formulár, skenovanie, výber rozmerov a automatické generovanie štítku tvoria opakujúcu sa sekvenciu. Mechanizmus obmedzuje počet operácií vykonávaných z pamäte, nezávisle od kategórie produktu.
Čo tento prípad nedokazuje: Zavedenie tohto riešenia obmedzuje počet manuálnych úkonov, zatiaľ však nebolo vykonané meranie času potrebného na balenie ani počtu chýb. Prípad nepotvrdzuje konkrétnu úsporu času, zníženie počtu chýb ani vplyv zmien na predaj.
Držia kroky s rozsahom vášho účtu?
Preveríme katalóg, spôsob zverejňovania ponúk a vybavovanie objednávok. Ukážeme, ktoré prvky je potrebné vylepšiť pred ďalším rozvojom predaja.
Pohovorme si o procesoch
Polish 
English 
German 
Czech 
Hungarian 
Slovak 